WOO WITBOEK

Is een Woo-verzoek wel nodig? Journalisten zijn niet altijd uit op bergen documenten om gedetailleerde reconstructies mee te maken. Vaak hebben ze concrete vragen. Wist de burgemeester nu wel of niet van een negatief advies over dat controversiële bouwproject? Een helder ja of nee kan dan al voldoende zijn. En anders een interview of een wat diepgaander schriftelijk antwoord. Een helder ja of nee kan voldoende zijn!

Het verkennen van deze mogelijkheden kan een Woo-verzoek overbodig maken en daarmee tijd besparen. Een Woo-verzoek kan vele weken, maanden of zelfs jaren in beslag nemen. Minder Woo-verzoeken betekent minder noodzaak om archieven te doorzoeken, mailboxen na te lopen, documenten te beoordelen en te lakken en te overleggen met betrokkenen. De meest voor de hand liggende manier om dit te beperken, is door de noodzaak voor een Woo-verzoek te verminderen.

Bijvoorbeeld door meer informatie actief openbaar en goed vindbaar te maken. Juist als het gaat om gevoelige en actuele dossiers: zaken waar maatschappelijke – en dus journalistieke – belangstelling voor is. Richt hier desnoods een speciale webpagina voor in. Een speciale webpagina kan helpen!

En als een journalist concrete vragen heeft, beantwoord deze dan ruimhartig. Stuur bij voorkeur een document mee ter onderbouwing. Dit kan ervoor zorgen dat een journalist geen Woo-verzoek hoeft in te dienen, omdat hij al antwoord heeft. Zorg dat er al een antwoord is!

De kans is groot dat de journalist daar blij mee is. Hij of zij heeft er baat bij om antwoorden te krijgen op het moment dat een onderwerp maatschappelijk relevant is en ‘in het nieuws’. De waarde van informatie neemt in de loop der tijd vaak af. De vraag of de burgemeester wist van het negatieve advies over het controversiële bouwproject is vooral interessant om te bespreken als de discussie hierover nog gaande is. Als het besluit om te bouwen al is genomen, is de informatie een stuk minder boeiend. Een open houding en meedenken met wat een journalist wil en nodig heeft, werkt vaak het beste. Welke concrete punten kunnen zo snel mogelijk worden beantwoord, en op welke manier? De gezamenlijke conclusie kan ook zijn dat een Woo-verzoek niet de beste uitkomst is.

Het afhandelen van Woo-verzoeken is een vak. Of eigenlijk: meerdere vakken. Je hebt er zoekspecialisten en juristen bij nodig, maar ook coördinatoren en contactpersonen. Als verzoekers zien wij dat er mooie dingen gebeuren als deze vakmensen de verantwoordelijkheid en het vertrouwen krijgen om Woo-verzoeken te behandelen. Dat is een randvoorwaarde voor het in de praktijk brengen van de andere best practices.

Goede zoekspecialisten schrikken niet terug van een omvangrijk Woo-verzoek, maar vinden het een uitdaging om samen met de verzoeker de informatie te verzamelen en te filteren. Juristen die hun vak verstaan vinden het interessant om te zoeken naar slimme oplossingen waarbij ze zo min mogelijk hoeven weigeren en er toch geen vitale belangen geschaad worden. En bij professionele Woo-behandelaars en Woo-coördinatoren zie je dat het uitgangspunt van ‘openbaar, tenzij’ voor hen vanzelfsprekend is. Openbaar, tenzij..

Wanneer we als verzoekers met deze vakmensen te maken krijgen, zien we dat allerlei kwesties die van oudsher moeilijk kunnen liggen – het doorzoeken van mailboxen van een oud-medewerker, wel of niet een zienswijze volgen – veranderen in routinebeslissingen van professionals. Ook wordt de politieke lading eraf gehaald. Nog een voordeel: beleidsmedewerkers die niet zo geïnteresseerd zijn in de Woo, worden met rust gelaten en kunnen zich concentreren op hun andere werkzaamheden.

Gelukkig zien we dat steeds meer bestuursorganen afdelingen Openbaarheid, groot en klein, met vakmensen optuigen. De volgende stap is hen – formeel of informeel - ook het vertrouwen geven om beslissingen te nemen. Woo-behandelaars die door hun organisatie als gezaghebbend worden beschouwd zijn trouwens vaak ook nog eens het meest tevreden met hun werk!

Wij Woo-redacteuren beschouwen onszelf ook als vakmensen en functioneren optimaal als we de ruimte krijgen van onze organisaties om verstandige beslissingen te nemen. Resultaten van Woo-verzoeken zijn merkbaar het best voor alle betrokkenen als de beslissers aan overheidszijde die ruimte ook hebben. Geef de ruimte!

‘Wat zoek je nou eigenlijk?’ Dit is een simpele maar belangrijke vraag na ieder Woo-verzoek waarvan de inhoud of bedoeling voor de ontvanger niet direct duidelijk is.

Vaak stuurt een journalist een verzoek over een voor hem of haar interessant thema, met een lijstje subonderwerpen en een opsomming van soorten documenten die allemaal onder het verzoek vallen. Soms is dat om bij voorbaat alles in één verzoek te vangen. Uit voorzorg, omdat een journalist vaak zelf ook niet weet welke documenten een bestuursorgaan allemaal heeft. Of hij legt in zijn verzoek gewoon niet duidelijk genoeg uit wat hij zoekt. Hoe dan ook: er is voor de ontvanger niet direct chocola van te maken.

De ambtenaar van dienst kan proberen gedachten proberen te lezen, of stuurt na twee weken een brief naar de journalist waarin staat dat er iets ‘niet helemaal’ duidelijk is aan het verzoek en dat verduidelijking nodig is. Beide methoden kosten vaak extra tijd. Want bij gedachtenlezen is de kans groot dat er verkeerde documenten worden verzameld en dat later werk opnieuw moet worden gedaan, terwijl corresponderen per brief al gauw weken in beslag neemt. Het scheelt daarom veel tijd als een ambtenaar meteen even de telefoon pakt als er in het begin iets niet helemaal duidelijk is.

Woo-ambtenaren hebben zelf meestal geen toegang tot de documenten waar in een Woo-verzoek om wordt gevraagd. Ze moeten hiervoor te rade gaan bij de betrokken beleidsambtenaren. De zoektocht naar documenten begint dan ook veelal met een mailtje van de Woo-ambtenaar aan tientallen medewerkers om te vragen of zij alle documenten bij elkaar willen sprokkelen. Dat is niet meer van deze tijd en legt een te groot beslag op de tijd van beleidsambtenaren.

Zorg er daarom voor dat juristen ICT-ondersteuning krijgen om sneller te kunnen zoeken. In Groningen pakken ze dat nu al zo aan. Een informatiebeheerder van de provincie liet weten dat hij enkel inventariseert welke ambtenaren betrokken waren bij het onderwerp van het Woo-verzoek. Met hun toestemming plaatst hij vervolgens hun hele mailbox in een documentensysteem om razendsnel te kunnen zoeken naar de juiste documenten. Ambtenaren waren hier in het begin nogal huiverig voor, totdat ze ontdekten hoeveel tijd dit hen bespaarde. Razendsnel zoeken!

De genoemde werkwijze, waarbij alle mogelijk relevante informatie wordt samengevoegd en vervolgens gefilterd door middel van slimme IT-oplossingen, is bekend komen te staan als de ‘Groningse aanpak’. De provincie Groningen heeft de methode ontwikkeld om het omvangrijke Shell Papers-verzoek over de banden van Shell met de Nederlandse overheid te behandelen en hanteert deze nu bij elk Woo-verzoek.

Door een informatiespecialist mailboxen en andere digitale opslaglocaties te laten inventariseren en importeren in een eDiscovery-programma zoals ZyLAB of Indica, voorkom je technische beperkingen waar ambtenaren vaak tegenaan lopen. Zo kan een ambtenaar in Outlook maar 250 zoekresultaten per keer opvragen en bieden veel archiefsystemen niet de mogelijkheid om een volledig dossier te exporteren. Dankzij de expertise en (applicatie)rechten van een informatiespecialist kunnen deze beperkingen gemakkelijk worden omzeild, waardoor er efficiënt en volledig gezocht kan worden.

Zodra alle mogelijke documenten zijn geïnventariseerd, begint het verfijnen. De eerste zoekslag zal namelijk veel ruis opleveren. Documenten die vanwege een bepaalde zoekterm naar boven komen, maar niets met het verzoek te maken hebben.

Wie kan er bij dat verfijnen beter helpen dan de verzoeker zelf? Je kunt het probleem natuurlijk aan hem of haar voorleggen door middel van een concretiseringsgesprek (zie tip 6), maar het is ook een idee om de verzoeker te betrekken bij het inventarisatie proces zelf. Die weet immers precies waar hij of zij naar zoekt en wat kan worden weggelaten. Daarom is het belangrijk om de indiener van het Woo-verzoek zo veel mogelijk te betrekken bij het selecteren van relevante documenten. Samen met de informatiespecialist kunnen gerichte zoektermen worden opgesteld om de juiste documenten uit de grote datasets te filteren.

Zo stelde de Provincie Groningen in overleg met de journalisten van het Shell Papers-verzoek een eerste zoekopdracht op om de dataset te verfijnen. Ze spraken af dat een document relevant was als het woorden zoals ‘Shell’, ‘NAM’ of bijvoorbeeld ‘gaswinning’ of ‘energie’ bevatte.

NAM, Nederlandse aardolie maatschappij, Gasterra, Groninger Bodem Beweing, Exxonmobil, de olies, energy valley, Industrie-werkgroep industriecluster, New energy coalition, Shell

IPO → AND aardbeving/bodemdaling/energie/Exxonmobil/gas/gaswinning/olie/Shell

De eerste gezamenlijke search query (zoekstring) opgesteld door de Provincie Groningen en PAJ in de Shell Papers-procedure.

Door samen de resultaten te analyseren, kun je bepalen of de zoekopdracht de juiste selectie oplevert of verder verfijnd moet worden. In het Shell Papers-dossier ontdekten we al snel dat het woord ‘NAM’ logischerwijs ook documenten met het woord ‘namens’ opleverde. Een kleine aanpassing zorgde ervoor dat met één klik tienduizenden irrelevante documenten konden worden uitgesloten. En het woord ‘energie’ werd door ambtenaren vaker gebruikt om hun eigen werkinzet te onderstrepen, dan dat het refereerde aan de energiesector. Ook dit bleek te filteren door in te stellen dat een document met het woord energie alleen relevant is als er ook nog een andere zoekterm zoals 'gas' in voorkomt.

Maar ook bepaalde type documenten die wellicht wel degelijk over Shell over de NAM gingen, maar niet van belang waren voor het journalistieke onderzoek konden op deze manier worden uitgesloten. Denk bijvoorbeeld aan de duizenden declaratiebonnetjes bij Shell-tankstations. Of aan graafmeldingen (Klic-meldingen) die aangeven of er een NAM-leiding in de buurt ligt. Beide niet relevant voor het onderzoek, dus weg ermee. Weg ermee!

Bij de Groningse aanpak wordt het inventarisatieproces gezamenlijk uitgevoerd, waardoor de hoeveelheid documenten die de jurist moet beoordelen, snel tot een minimum wordt beperkt. Daarnaast schept deze werkwijze vertrouwen, omdat de verzoeker zelf heeft meegezocht. Dit voorkomt onduidelijkheden over de omvang en diepgang van de zoekactie, en helpt eventuele bezwaren of beroepen te voorkomen. En dat is dus veel efficiënter..

‘Doe mij maar alles over…’ zijn misschien wel de meest gevreesde woorden die een Woo-jurist kan horen. Journalisten sturen zo’n breed verzoek niet uit kwaadwillendheid, maar uit onwetendheid. Voor een buitenstaander is het lastig te doorgronden welke informatie de organisatie allemaal heeft, en hoe relevant elk snippertje informatie is. Ook speelt de angst mee dat belangrijke informatie wordt ‘gemist’, omdat de vraag te specifiek is gesteld. Zelden krijgen journalisten de mogelijkheid om later alsnog om meer informatie te vragen, zonder dat daar een nieuwe procedure voor nodig is. En dus – ook omdat de woordvoerder vaak niet wil of kan meewerken – ligt er een Woo-verzoek waarin om ‘alles’ wordt gevraagd.

Een ‘concretiseringsgesprek’ is in deze gevallen noodzakelijk om helder te krijgen waar het de verzoeker nu precies om te doen is. Ter voorbereiding op zo’n gesprek is het belangrijk om in kaart te brengen wat voor documenten er zijn. Het handigst is om dat aan de hand van een uitgebreide inventarislijst te doen, die precies duidelijk maakt welke stukken er zijn, gerangschikt op naam, datum en betrokken partijen.

Het is ook mogelijk om informatie thematisch in te delen: de nota’s, communicatie gewisseld met die ene partij, de aanbesteding van de opdracht, enzovoorts. Op basis van die informatie valt met de verzoeker een inhoudelijk gesprek te voeren over welke documenten hij of zij precies wil hebben.

De verzoeker kan dan duidelijk maken welk specifiek deel van de informatie hij alleen wil hebben (specificeren), of welk deel hij eerst wil hebben (prioriteren). Wanneer er wordt ‘geprioriteerd’, en de verzoeker krijgt het geprioriteerde deel van de informatie eerst te zien, kan het natuurlijk altijd zo zijn dat de verzoeker niet meer geïnteresseerd is in de rest van de informatie. Dan blijkt de prioritering ook een specificering te zijn geweest.

Allebei – specificeren en prioriteren – mag natuurlijk ook: dan maakt de journalist bijvoorbeeld duidelijk dat hij alleen geïnteresseerd is in de afwikkeling van een probleem en dat hij eerst de communicatie met de minister daarover wil ontvangen. Specificeren en prioriteren.

Een concretiseringsgesprek vraagt iets van beide partijen. Het bestuursorgaan moet op tafel leggen welke informatie er binnen de organisatie is, de journalist moet proberen dat brede verzoek te prioriteren of te specificeren. Dat laatste zal niet bij ieder verzoek lukken, want van sommige zaken (denk de Toeslagenaffaire) is het belangrijk dat tot op de bodem wordt uitgezocht en geopenbaard wat er speelt. Maar bij veel dossiers kan zowel de journalist als het bestuursorgaan er baat bij hebben dat een selectie van documenten snel wordt geopenbaard. Bestuursorgaan en verzoeker hebben de plicht zich in dit proces constructief op te stellen. Werkt een van beide niet mee, en komt het tot een rechtszaak, dan neemt de rechter dit mee in diens overwegingen.

Maar zover hoeft het vaak niet te komen. Met een goede voorbereiding en inzet van beide partijen hoeft een breed verzoek niet altijd breed te blijven.

Een nieuw onderdeel van de Wet open overheid is de vertrouwelijke voorinzage. De Woo geeft journalisten en andere professionele verzoekers de mogelijkheid om, na het tekenen van een geheimhoudingsverklaring (zie de laatste alinea), de geïnventariseerde stukken in te zien, nog voordat passages die niet openbaar mogen worden zwartgelakt zijn. Vervolgens kan de verzoeker laten weten welke stukken hij of zij wenst te ontvangen. Die stukken worden zo nodig alsnog gelakt en uiteindelijk geopenbaard.

In de praktijk blijkt dat het aantal documenten dat na zo’n voorinzage alsnog wordt opgevraagd afneemt met wel 80 tot 90 procent. Dat scheelt ambtenaren veel werk bij de verdere beoordeling van de documenten. Jammer genoeg zijn veel organisaties nog steeds terughoudend met het aanbieden van vertrouwelijke voorinzage. Vaak worden toch alle namen of andere informatie uit voorzorg gelakt, waardoor een jurist alsnog alle documenten moet beoordelen.

Voor de te tekenen geheimhoudingsverklaring bestaat er nog geen standaardmodel.

Gezien de forse gevolgen van schending voor de journalist – een hoge geldboete of zelfs een celstraf – is het essentieel om onrealistische eisen te vermijden. Een voorbeeld van zo’n eis is dat sommige ministeries alleen voorinzage bieden onder de voorwaarde dat de journalist zijn conceptartikel eerst ter goedkeuring aan de minister voorlegt. Zo’n voorwaarde raakt de persvrijheid en zorgt ervoor dat geen enkele journalist nog voor een vertrouwelijke voorinzage zal tekenen. Dit raakt de persvrijheid, dat is niet de bedoeling.

Daarnaast is het belangrijk dat een bestuursorgaan beseft dat een journalist de tijdens de inzage verkregen informatie later via een andere bron opnieuw kan vernemen. Maar hoe maak je dit bespreekbaar met het bestuursorgaan, zonder je bron prijs te geven? Om een oplossing te zoeken voor deze knelpunten werkt het ACOI momenteel aan een modelverklaring.

Als een bestuursorgaan het te risicovol vindt om inzage te geven in bestuurlijk gevoelige documenten, kan het ervoor kiezen deze buiten de inzage te houden. Het is aannemelijk dat deze journalisten toch wel had uitgekozen. In plaats daarvan kan een vertrouwelijke inzage plaatsvinden voor documenten die minder gevoelig worden geacht, maar waarvan ambtenaren de relevantie voor het journalistieke onderzoek nog betwijfelen. Zo kan de werklast waar nodig toch worden beperkt. Het nadeel hiervan is dat, als de journalist wél inzage had gehad in de meest gevoelige documenten, hij wellicht tot de conclusie zou zijn gekomen dat enkele daarvan al voldoende waren voor zijn verhaal.

Wie een Woo-verzoek indient, raakt soms al teleurgesteld door het eerste antwoord van de overheid. Want in de brief waarin staat dat het verzoek ‘in goede orde’ ontvangen is, staat vaak ook dat het twee weken langer gaat duren. Verzoek ontvangen, vertraging opgelopen. Geen leuk begin.

Duidelijkheid over de wettelijke termijnen kan een deel van de pijn wegnemen. Leg altijd uit dat een verzoek in principe binnen vier weken moet worden afgehandeld, maar uitstel van twee weken mogelijk is. Ook is het goed om meteen duidelijk te maken dat een breed verzoek betekent dat er eerst een gesprek nodig is. En dat het, als er burgers of bedrijven met naam en toenaam in de uiteindelijk verzamelde en beoordeelde documenten voorkomen, nodig is om die partijen te vragen wat zij ervan vinden dat de informatie openbaar wordt, en dat dit tijd kost die van de wet opgeteld mag worden boven op de eerdergenoemde termijn. Dit hele proces moet aan verzoekers uitgelegd worden op de plaats waar een verzoek ingediend kan worden en in de ontvangstbevestiging.

Het is mooi dat er wettelijke termijnen zijn vastgesteld, maar toch is de boodschap vaak dat die niet gehaald zullen worden. Voor een goede relatie tussen de verzoeker en het bestuursorgaan is het essentieel om zo snel mogelijk duidelijk te maken wat dan wél een realistische termijn is – ook al is het antwoord op die vraag ook niet makkelijk te geven. Leg gerust aan de verzoeker uit dat de duur van het proces van veel factoren afhangt: hoeveel documenten zullen er opduiken? Wanneer krijgt de jurist toegang tot alle relevante mailboxen? En als het besluit af is: wanneer hebben de baas en diens bazen de tijd om er een handtekening onder te zetten zodat het de deur uit kan? Het valt allemaal best uit te leggen: ‘We gaan eerst kijken hoeveel documenten er zijn, daarna kunnen we aan de slag met kijken welke informatie geheim moet blijven’. Transparantie kweekt begrip. Transparantie kweekt begrip.

Het noemen van een termijn is zo belangrijk, omdat een verzoeker anders elk houvast mist. Net als bij de levertijden van producten, wil je weten of iets morgen, deze week, deze maand of dit jaar binnen kan zijn. Die duidelijkheid over de behandelduur van het verzoek zou binnen een week of anderhalf te geven moeten zijn. Op een later moment, als er een eerste inventarisatie van documenten is geweest – zeg: binnen vier weken – kan er een specifiekere beslisdatum worden genoemd. Spreek dan een beslistermijn af die realistisch is. Ruim desnoods een paar dagen in voor onverhoopte gebeurtenissen en vertragingen. Niets is minder leuk dan te horen dat je opgevraagde documenten toch ineens een dag later binnenkomen, terwijl je er vol verwachting naar had uitgekeken.

Blijkt in de loop van het proces dat de afspraken of de verwachtingen niet waargemaakt kunnen worden? Maak dat dan duidelijk. Neem op tijd contact op met de verzoeker, leg uit wat de oorzaak van de vertraging is en probeer meteen een nieuwe afspraak te maken. Wie weet gaat de verzoeker nog met de nieuwe afspraak akkoord ook.

Overheden zijn soms verplicht om ‘belanghebbenden’ te vragen of zij er bezwaar tegen hebben dat de informatie openbaar wordt. Denk aan bedrijven en lobbyisten die contact hebben gehad met een overheid en die in documenten genoemd worden. Deze belanghebbenden mogen laten weten of ze bezwaar hebben tegen het openbaar maken van de stukken: hun reactie wordt ‘zienswijze’ genoemd. Dat moet binnen een ‘redelijke termijn’. Maar wat die termijn precies is, staat niet in de wet. In de praktijk leidt het verzamelen van zienswijzen dikwijls tot fikse vertragingen.

Vanuit het perspectief van de verzoeker ziet het ideale zienswij- zeproces er zo uit:

1. vraag alleen belanghebbenden die werkelijk ‘naar verwachting bedenkingen’ zullen hebben om een zienswijze;
2. houd de verzoeker ervan op de hoogte dat zienswijzen gevraagd worden en vervolgens zijn ontvangen en onderhoud contact met hem of haar over nieuwe ontwikkelingen;
3. lever de informatie zo aan bij belanghebbenden dat deze aan één tot twee weken genoeg hebben; dus geen stapels documenten, maar alleen de relevante pagina’s, met duidelijke instructies;
4. handhaaf de termijn voor zienswijzen strak en verdaag die alleen als een verzoek daartoe stevig is onderbouwd;
5. benoem in het besluit zo veel mogelijk welke belanghebbenden bezwaren hadden en waarom deze gevolgd zijn.

Hou het kort en behapbaar.

Kritisch kijken naar wie er überhaupt om een zienswijze gevraagd wordt kan de moeite lonen. In de wet staat dat een zienswijze alleen nodig is wanneer het aannemelijk is dat een betrokkene bedenkingen zal hebben. Het is dus maar de vraag of het altijd nodig is om iedere persoon of organisatie die in een document voorkomt om een zienswijze te vragen. Het is dus niet nodig om iedereen te vragen.

Als alle documenten beoordeeld zijn en het besluit is afgerond, kunnen de documenten openbaar worden gemaakt. Maar eerst gaat het besluit vaak nog de zogeheten ‘lijn’ in. Dat betekent dat ambtenaren, directies en zelfs bewindslieden hun akkoord moeten geven, voordat de stukken naar de verzoeker kunnen worden gestuurd. Het is niet ongewoon dat het besluit langs tien personen moet voor een vinkje. Hoe hoger in de boom, hoe groter de kans op vertraging. Zo weigerde het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wekenlang om een afgerond Woo-besluit te sturen, omdat de minister op dat moment met vakantie was. Handig..

Deze parafenlijnen zijn van een formaliteit verworden tot een tijdrovend en arbeidsintensief proces. Dat komt doordat openbaarmaking van informatie in de eerste plaats wordt gezien als mogelijke calamiteit voor de organisatie.

Veel Woo-juristen krijgen dan ook de opdracht van hun organisatie om in een oplegnotitie alvast een risicoanalyse te maken van hoe politiek of maatschappelijk gevoelig de te openbaren documenten zullen zijn. Verzoeken van journalisten worden vaak automatisch als ‘gevoelig’ bestempeld, omdat ze waarschijnlijk tot een publicatie zullen leiden. Analyseer alvast hoe gevoelig de documenten zullen zijn.

De afhandeling van een Woo-verzoek draait steeds meer om het voorkomen van onbewuste openbaarmaking van informatie die achteraf gevoelig blijkt te zijn. Dus voelt iedere persoon in de ‘lijn’ zich verantwoordelijk om iedere letter twee keer om te draaien. Daar komt nog bij dat verschillende directies het oneens kunnen zijn over wat wel en niet naar buiten mag. En zo is een proces van formele notificatie een proces van wekenlange afstemming en langdurig stilliggen geworden.

Het is de vraag of het zetten van zoveel vinkjes wel nodig is. Beleidsambtenaren en bewindslieden kunnen ook simpelweg zoveel vinkjes wel nodig is. informatie die openbaar wordt gemaakt. Meer vertrouwen in de kundigheid van de Woo-functionarissen scheelt iedereen veel tijd.

Documenten die via de Woo zijn opgevraagd, zijn voor iedereen toegankelijk. Toch wordt de informatie vaak alleen gebruikt door de journalist die het Woo-verzoek heeft gedaan. Dat heeft ermee te maken dat journalisten elkaars nieuws niet willen afpakken of kopiëren, maar er is nog een belangrijke oorzaak: documenten zijn vaak niet goed vindbaar. Soms worden ze zelfs niet eens online gezet, maar alleen aan de verzoeker gestuurd, of al snel weer offline gehaald.

Als documenten na het Woo-besluit wel op de website van het bestuursorgaan worden geplaatst, blijken ze in de praktijk lang niet altijd goed digitaal doorzoekbaar. Dat gebeurt bijvoorbeeld als ambtenaren uit voorzorg alle documenten opnieuw printen en vervolgens inscannen uit vrees dat gelakte teksten na verstrekking van de documenten toch weer zichtbaar kunnen worden gemaakt.

Slechte doorzoekbaarheid van documenten heeft twee effecten. Ten eerste zullen andere journalisten en burgers deze documenten nooit vinden via een zoekmachine. Ten tweede is het onmogelijk om ingescande documenten snel te doorzoeken met zoektermen. Terwijl dat laatste wel nodig is, vooral als het gaat om een grote hoeveelheid informatie.

Vrijgegeven informatie kan relevant zijn voor veel meer mensen dan alleen degene die het Woo-verzoek doet. Nu of in de toekomst, want niet zelden blijkt een onderwerp jaren later opnieuw relevant. Het is zonde van de kostbare tijd die het gekost heeft om een Woo-verzoek goed af te handelen, als de rest van de wereld de openbaar gemaakte documenten daarna niet kan lezen.

Daarom is het goed dat sommige bestuursorganen wél doorzoekbare pdf-bestanden online zetten. Ook Excel-bestanden worden soms niet meer als pdf, maar als csv online beschikbaar gemaakt.